Od czego zacząć zarządzanie ryzykiem podatkowym❓
Oczywiście od ludzi. „Kadry decydują o wszystkim” jak podobno mawiał Iosif  Wissarionowicz.

❌ Wielu menedżerów błędnie zakłada, że za ryzyko podatkowe odpowiada wyłącznie dział finansowy.

🟡 Rzeczywiście,  zgodnie z teorią, za zarządzanie ryzykiem podatkowym odpowiadają głównie takie osoby jak CFO lub główny księgowy. W większych organizacjach może to być specjalnie wyznaczony menedżer ds. ryzyka podatkowego lub zespół ds. zarządzania ryzykiem podatkowym (por. Dubiel N.,  Zarządzanie ryzykiem podatkowym,  Krakw–Legionowo 2024.

🟡 Nie można jednak zapominać, że niebezpieczeństwa związane z daninami publicznymi mogą być (i zwykle są) generowane przez osoby wykonujące pracę w innych obszarach przedsiębiorstwa – od zakupów, przez logistykę, HR, marketing po sprzedaż.

🟡 Przykładowo, dział zakupów może wpływać na ryzyko podatkowe poprzez wybór dostawców i negocjacje cen. Dział sprzedaży decyduje o polityce cenowej, co ma bezpośredni wpływ na podatki. Z kolei w HR podejmowane są decyzje dotyczące wynagrodzeń i tzw. benefitów pracowniczych, które wpływają na rozliczenia podatkowe.

Na ilustracji ⬇️ wskazałem krąg osób, które należy zaangażować w zarządzanie ryzykiem podatkowym. Aby jednak stworzyć funkcjonujący i sprawny mechanizm ograniczania zagrożeń należy zacząć od:
👉 ustalenia zakresów odpowiedzialności,
👉 określenia uprawnień
👉 przydzielenia zasobów
👉 ustanowienia zasad komunikacji

💡 Aby skutecznie zarządzać ryzykiem podatkowym, firma powinna wdrożyć mechanizmy koordynujące działania różnych działów. Może to obejmować regularne spotkania między działami, szkolenia z zakresu podatków oraz systemy raportowania, które pozwalają monitorować decyzje podejmowane w różnych obszarach działalności. Taki zintegrowany model pozwala uniknąć sytuacji, w których działania jednego działu narażają firmę na konsekwencje podatkowe, których nie przewidziano.

Bardzo pomagają w tym reguły ISO 31022 dotyczące zarządzania ryzykiem prawnym.

🟡 Apetyt na ryzyko leży gdzieś w trójkącie pomiędzy specyfiką spółki, osobistymi preferencjami menadżera oraz szarą rzeczywistością.

🟡Z mojego doświadczenia wynika, że zbyt często decydujący jest ten ostatni element, ponieważ dwa pierwsze rzadko poddawane są głębokiej refleksji menadżerów. Pomyślałem zatem, że napiszę kilka szczerych uwag, aby zwrócić uwagę na konieczność aktywnego zarządzania ryzykiem podatkowym.

1️⃣ Nie oszukuj się, że księgowość, służby prawne, biegły rewident i doradcy podatkowi bez Twojego zaangażowania opanują ryzyko podatkowe. Zarządzasz codziennie ryzykiem biznesowym, więc wiesz, że bez jasnej odpowiedzialności i kompetencji nic się nie uda. Odpowiedz więc sobie jasno – kto tak naprawdę odpowiada za zarządzanie ryzykiem podatkowym (nie za doradztwo i księgowanie faktur).

2️⃣ Spółka, która Cię zatrudnia nie zawsze będzie mogła zapłacić zobowiązanie podatkowe, a tylko wtedy będziesz mógł skorzystać z dobrodziejstwa dobrowolnego poddania się odpowiedzialności (art. 17 KKS). Jeśli zaś to się nie uda to zostaniesz oskarżony o przestępstwo karne skarbowe.

3️⃣ Twój pracodawca nie zawsze będzie  zachwycony podejmowanym przez Ciebie (świadomie lub nie) ryzykiem podatkowym, a zwłaszcza jego konsekwencjami, więc możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności jako członek zarządu za przekroczenie tzw. uzasadnionego ryzyka gospodarczego.

4️⃣ Nie łudź się, że polisa D&O zawsze Cię ochroni – zwykle nie działa ona jeśli dopuściłeś się umyślnego przestępstwa (również karno-skarbowego). Poza tym polisa obejmuje koszty obrony, ale nie odpowiedzialność karną.

Poniżej jeszcze kilka przydatnych pytań:
5️⃣ Jaka jest Twoja  osobista gotowość (jako menadżera) do zmagania się z ewentualnymi postępowaniami karno-skarbowymi? Jak tego rodzaju sprawa wpłynie na Twoją karierę, pozycję na rynku pracy ale także rodzinę i majątek. Uwaga – przestępstwo karne skarbowe zaczyna się od uszczuplenia podatku o ok 23 tys.

6️⃣ Jaka kwota niespodziewanego podatku zniszczy firmę (ryzyko krytyczne), którą zarządzasz a jaką godzi się ona przyjąć (apetyt na ryzyko)?

7️⃣ Jaki wpływ na biznes będą miały ewentualne zaległości podatkowe? (utrata prawa do ulg, zamówienia publiczne, banki, reputacja na rynku, kurs akcji itd.)?

8️⃣ Jakie w spółce wprowadzono systemowe narzędzia identyfikacji i pomiaru ryzyka podatkowego?

9️⃣ Kto prowadzi rejestr ryzyk podatkowych i jak często jest on uzupełniany (widziałeś go w ogóle?)

Jeśli chcesz porozmawiać, to dane znajdziesz w moim bio.

🟡 Kultura organizacyjna ma ogromny wpływ na to, jak firma podchodzi do swoich zobowiązań podatkowych. Im większa świadomość podatkowa wśród pracowników, tym łatwiej unikać błędów i ryzyk. Ale jak można budować kulturę świadomości podatkowej i jakie korzyści przynosi to organizacji?

👉 Budowanie kultury świadomości podatkowej rozpoczyna się od edukacji pracowników. Kiedy członkowie zespołu rozumieją, jak ich codzienne działania wpływają na zobowiązania podatkowe firmy, są bardziej skłonni do unikania błędów i podejmowania świadomych decyzji. Przykładowo, osoby odpowiedzialne za fakturowanie powinny znać podstawowe zasady dotyczące podatku VAT, aby uniknąć pomyłek w naliczaniu podatku.

👉 Dobrą praktyką jest wprowadzenie cyklicznych szkoleń z zakresu zarządzania ryzykiem podatkowym, które pomogą pracownikom lepiej rozumieć kontekst podatkowy i jego znaczenie dla firmy. Warto także wdrożyć programy mentoringowe, w ramach których bardziej doświadczeni pracownicy mogą dzielić się wiedzą z nowymi członkami zespołu. Regularne przypominanie o znaczeniu podatków i wpływie poszczególnych działów na sytuację podatkową firmy przyczynia się do budowania świadomości na różnych poziomach organizacyjnych.

💡 W efekcie, kultura świadomości podatkowej zwiększa odpowiedzialność pracowników i pomaga firmie unikać błędów, które mogłyby prowadzić do sankcji finansowych. Co więcej, świadomość podatkowa wpływa także na lepsze zarządzanie procesami biznesowymi i może przynieść oszczędności związane z optymalizacją podatkową. To inwestycja, która nie tylko zabezpiecza firmę, ale również buduje solidne podstawy do długoterminowego rozwoju.

🟡 Ryzyko podatkowe nie istnieje w próżni – jest silnie uzależnione od kontekstu zewnętrznego, w jakim działa firma. Czynniki prawne, ekonomiczne, a nawet konkurencyjne mogą wpływać na sposób, w jaki firma podchodzi do zarządzania swoimi podatkami. Przyjrzyjmy się, jakie zewnętrzne czynniki mogą kształtować ryzyko podatkowe i jak na nie odpowiednio reagować.

👉 W zarządzaniu ryzykiem podatkowym należy brać pod uwagę szeroki kontekst zewnętrzny. Z jednej strony, firma musi być świadoma obowiązującego prawa i regulacji podatkowych. W Polsce, przepisy podatkowe zmieniają się stosunkowo często, a nowe regulacje mogą wpływać na zobowiązania firmy w nieoczekiwany sposób. Na przykład, nowe przepisy dotyczące odliczeń podatkowych lub ulgi mogą zmienić sposób obliczania zobowiązań i wymagać dostosowania strategii podatkowej.

👉 Jednak prawo to nie jedyny czynnik. Na ryzyko podatkowe wpływa także praktyka organów podatkowych – ich podejście do interpretacji przepisów i sposobu prowadzenia kontroli podatkowych. Firmy powinny monitorować, jakie decyzje podejmują organy podatkowe w podobnych sprawach i dostosować do tego swoje strategie. Ponadto, ryzyko podatkowe może być kształtowane przez konkurencję. Jeśli firma działa w branży, w której konkurenci korzystają z pewnych ulg podatkowych, może to zmusić przedsiębiorstwo do podobnych działań, aby zachować swoją konkurencyjność.

💡 Rozumienie czynników zewnętrznych i ich wpływu na ryzyko podatkowe pomaga firmie lepiej przewidywać zagrożenia i dostosować swoje strategie. Dzięki temu firma może skuteczniej zarządzać ryzykiem podatkowym, zabezpieczając się przed potencjalnymi zagrożeniami wynikającymi z czynników zewnętrznych.

🟡 Matryca ryzyka to narzędzie, które pozwala firmom lepiej zrozumieć i kontrolować ryzyka podatkowe. Ale jak dokładnie działa matryca ryzyka i w jaki sposób może pomóc w podejmowaniu decyzji? Przyjrzyjmy się krok po kroku, jak stworzyć matrycę ryzyka podatkowego i jak wykorzystać ją do identyfikacji priorytetów.

👉 Matryca ryzyka to narzędzie stosowane w zarządzaniu ryzykiem, które pozwala ocenić zagrożenia w dwóch kategoriach: prawdopodobieństwa ich wystąpienia i potencjalnego wpływu na organizację. Dzięki temu, firma jest w stanie określić, które ryzyka wymagają natychmiastowej uwagi, a które mogą zostać zminimalizowane bez angażowania znacznych zasobów.
Tworzenie matrycy ryzyka podatkowego rozpoczyna się od identyfikacji wszystkich potencjalnych ryzyk. Następnie, każde z nich jest oceniane pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia oraz potencjalnych konsekwencji.

Na przykład, ryzyko związane z błędnym naliczaniem VAT może być bardzo wysokie w przypadku firm, które prowadzą sprzedaż detaliczną, a wpływ takich błędów może być znaczny ze względu na częstotliwość transakcji.

💡 Wprowadzenie matrycy ryzyka do procesu zarządzania podatkowego pozwala firmie skupić się na najistotniejszych zagrożeniach. Na przykład, firma może odkryć, że ryzyka związane z określonymi ulgami podatkowymi są wysokie i postanowić zrezygnować z ich stosowania lub dokładniej monitorować ich stosowanie. ❗❗

✅ Dzięki matrycy ryzyka, organizacja zyskuje większą kontrolę nad swoimi zobowiązaniami podatkowymi i lepiej planuje działania w kontekście zarządzania ryzykiem.

🟡 Czy wiesz, że zarządzanie ryzykiem podatkowym to nie tylko zadanie działu finansowego? W rzeczywistości, każdy dział w firmie może wpływać na jej zobowiązania podatkowe. Skuteczne zarządzanie ryzykiem podatkowym wymaga współpracy między różnymi działami. Jakie działy powinny być zaangażowane i dlaczego?

❌ Wielu menedżerów błędnie zakłada, że za kwestie podatkowe odpowiada wyłącznie dział finansowy. Tymczasem ryzyko podatkowe może być generowane przez różne działy, od sprzedaży, przez zakupy, po marketing. Dlatego kluczowa jest tu ścisła współpraca między działami.

👉 Przykładowo, dział zakupów może wpływać na ryzyko podatkowe poprzez wybór dostawców i negocjacje cen. Dział sprzedaży, z kolei, decyduje o politykach cenowych i rabatowych, co ma bezpośredni wpływ na wysokość podatku dochodowego. W dziale HR natomiast podejmowane są decyzje dotyczące wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych, które także mogą mieć znaczenie podatkowe.

💡 Aby skutecznie zarządzać ryzykiem podatkowym, firma powinna wdrożyć mechanizmy koordynujące działania różnych działów. Może to obejmować regularne spotkania między działami, szkolenia z zakresu podatków oraz systemy raportowania, które pozwalają monitorować decyzje podejmowane w różnych obszarach działalności. Taki zintegrowany model zarządzania ryzykiem pozwala uniknąć sytuacji, w których działania jednego działu narażają firmę na konsekwencje podatkowe, których nie przewidziano.

🟡 Czy wiedza o ryzykach podatkowych powinna zostać w głowach pracowników, czy też powinna być przechowywana w firmowej dokumentacji? Rejestr ryzyk podatkowych to narzędzie, które pomaga firmom monitorować i kontrolować swoje podatki w długim okresie. Przekonaj się, dlaczego warto wdrożyć go w swojej firmie. ✅

👉 Rejestr ryzyk podatkowych to swoisty katalog potencjalnych zagrożeń, z którymi firma może się spotkać. Dokument ten powinien zawierać informacje o różnych ryzykach, ocenę ich znaczenia oraz plan działania w przypadku ich wystąpienia. Dzięki rejestrowi firma jest w stanie monitorować podatkowe zagrożenia, nawet jeśli zmienia się kadra zarządzająca lub kluczowi pracownicy. Rejestr pozwala również na regularne przeglądy ryzyka i dostosowanie strategii zarządzania podatkami w zależności od aktualnej sytuacji prawnej i rynkowej. Oprócz tego stanowi on punkt wyjścia do komunikacji i edukacji pracowników na temat znaczenia podatków w firmie, co zwiększa świadomość podatkową w całej organizacji.

✅ W praktyce, dobrze prowadzony rejestr ryzyk podatkowych to nie tylko narzędzie ochrony, ale również wsparcie dla długofalowego rozwoju i bezpieczeństwa finansowego firmy.

🟡 Czy zarządzanie ryzykiem podatkowym może poprawić jakość procesów biznesowych? Okazuje się, że tak ❗❗ Zaskakujące jest, jak wiele możemy się dowiedzieć o firmie, analizując jej ryzyko podatkowe. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób optymalizacja podatków może usprawnić działanie całej organizacji.

👉 Zarządzanie ryzykiem podatkowym wymaga nie tylko analizy finansów, ale również dokładnego przyjrzenia się procesom biznesowym. Każdy dział i każdy proces w firmie może wpływać na jej sytuację podatkową. Na przykład dział sprzedaży może wdrożyć strategię, która przynosi korzyści w krótkim okresie, ale rodzi duże ryzyko podatkowe w dłuższym czasie. Natomiast dział inwestycji może podejmować decyzje wpływające na odpisy amortyzacyjne, które są podstawą do wyliczenia zobowiązań podatkowych.

💡 Świadome zarządzanie ryzykiem podatkowym pozwala na wprowadzenie zmian, które usprawniają procesy biznesowe, a jednocześnie redukują potencjalne zagrożenia. Dzięki temu firma zyskuje nie tylko większą kontrolę nad swoimi podatkami, ale również wyższy poziom organizacji i efektywności operacyjnej.

🟡 Czy wiesz, jaki poziom ryzyka podatkowego jest akceptowalny dla Twojej firmy? Apetyt na ryzyko to koncepcja, która w podatkach odgrywa kluczową rolę. Brak wiedzy na temat granic ryzyka może prowadzić do decyzji, które narażą firmę na wysokie sankcje, ale z drugiej strony – zbyt ostrożne podejście może ograniczać możliwości biznesowe. ❌

👉 Apetyt na ryzyko podatkowe to wyrażenie, które opisuje, jak dużą niepewność jest gotowa zaakceptować firma, zanim ryzyko stanie się zbyt wysokie. Aby określić ten apetyt, firma musi przeanalizować swoje cele biznesowe oraz strukturę finansową. W praktyce może to oznaczać, że firma decyduje się na korzystanie z bardziej ryzykownych ulg podatkowych, mając jednak pełną świadomość ewentualnych konsekwencji. Na przykład, decydując się na stosowanie niższych stawek VAT, należy przeanalizować, jakie jest prawdopodobieństwo, że taka decyzja zostanie zakwestionowana przez organy podatkowe oraz jaki byłby jej wpływ na kondycję finansową firmy.

✅ Zrozumienie granic akceptowalnego ryzyka podatkowego pomaga podejmować świadome decyzje i lepiej kontrolować przyszłe zobowiązania.

🟡 Co, jeśli to nieznane ryzyko mogłoby zaważyć na finansowym bezpieczeństwie Twojej organizacji? Skuteczna identyfikacja ryzyk podatkowych to pierwszy krok do ich kontroli i ograniczenia.

👉 Identyfikacja ryzyk podatkowych wymaga dogłębnej analizy procesów biznesowych oraz codziennych operacji firmy. Można to zrobić na kilka sposobów: od rozmów z pracownikami różnych działów, przez ankiety, po bardziej formalne audyty podatkowe. Zidentyfikowanie potencjalnych zagrożeń wymaga także spojrzenia na całą działalność z perspektywy procesowej. Należy zwrócić uwagę na to, jakie transakcje lub działania mogą wpływać na obowiązki podatkowe – zarówno te oczywiste, jak sprzedaż i zakupy, jak i te mniej intuicyjne, jak decyzje inwestycyjne czy relacje z kontrahentami.

💡 Po przeprowadzeniu identyfikacji ryzyk, można przygotować mapę ryzyka podatkowego, co jest nieocenionym narzędziem w dalszym procesie zarządzania ryzykiem.